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MEDIAZIONE/CONCILIAZIONE > Regolamento dell'Organismo
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Art. 1 – Definizioni

Ai fini del presente Regolamento:
- per "Organismo di mediazione", o semplicemente "Organismo", si intende l'insieme di organi della società Maxxi ADR Srl costituiti secondo il presente regolamento e deputati alla gestione e all'amministrazione delle procedure di mediazione, iscritto nell'apposito Registro istituito presso il Ministero della Giustizia, deputato a gestire il procedimento di mediazione ai sensi della normativa vigente, in particolare del d. lgs. 28/2010 così come modificato ex L. 98/2013 e del D.M.180/2010 e successive modifiche;
- per "Responsabile dell'Organismo" si intende la persona fisica cui sono attribuiti, con atto interno della società, i compiti e le prerogative riservate a tale soggetto dalla normativa vigente, o la persona individuata quale sostituto del Responsabile;
- per "Segreteria" si intende la struttura di supporto, comunque denominata, che cura la gestione delle procedure di mediazione; a capo della Segreteria è il Responsabile dell'Organismo.L'Organismo Maxxi Adr recepisce eventuali circolari o decreti che saranno emanati in materia e che costituiscono sin da ora parte integrante del presente regolamento.

Art. 2 – Ambito di applicazione

Il Servizio di mediazione offre la possibilità di giungere alla composizione delle controversie civili  e commerciali, vertenti su diritti disponibili, tra due o più soggetti comprese le liti tra imprese e tra  imprese e consumatori, tramite l'assistenza di un mediatore indipendente, imparziale e neutrale. La mediazione può svolgersi anche secondo  modalità telematiche.

Art. 3 – Organi di Maxxi ADR Srl

Ai fini della gestione dell'Organismo e delle procedure di risoluzione alternativa delle controversie da esso amministrate, sono istituiti i seguenti organi:
-Consiglio Direttivo: è composto da almeno tre membri nominati. Il Consiglio Direttivo svolge funzioni di indirizzo e di monitoraggio dell'efficienza dell'Organismo. I membri del Consiglio Direttivo svolgono le proprie funzioni a titolo prevalentemente gratuito e nominano al proprio interno un Presidente.
-Responsabile dell'Organismo: è nominato dal Consiglio Direttivo fra i membri della società e svolge tutte le operazioni che impegnano l'Organismo, è responsabile di tutte le funzioni che il D.Lgs. n. 28/2010 e successive modifiche gli attribuisce ed è a Capo della Segreteria. Dura in carica a tempo indeterminato.
-Segreteria dell'Organismo: è composta dai soci  e da tutti i soggetti che il Consiglio Direttivo ritenga utile chiamare a parteciparvi. Il Responsabile dell'Organismo ne è a capo.
-Comitato Scientifico: il Consiglio Direttivo può nominare un Comitato Scientifico composto da membri di chiara esperienza e competenza in materia di risoluzione alternativa delle controversie con il compito di definire l'indirizzo scientifico anche attraverso la pubblicazione sul sito dell'Organismo e a mezzo stampa, di contributi scientifici nelle materie ADR. Il Comitato scientifico può svolgere anche funzioni consultive e di indirizzo nell'eventuale attività di formazione e per le modifiche al presente regolamento e nella stesura di tutti i documenti ufficiali dell'Organismo. 

Art. 4 – La Segreteria

La Segreteria amministra il servizio di mediazione. Coloro che operano presso la Segreteria devono essere imparziali e devono astenersi dall'entrare nel merito delle controversie durante il procedimento di mediazione.
La Segreteria tiene un apposito fascicolo per ogni procedimento di mediazione.
La Segreteria può dichiarare concluso il procedimento dandone notizia alle parti:
- in qualsiasi momento le stesse dichiarino o dimostrino di non avere interesse a proseguire il procedimento;
- qualora siano decorsi tre mesi dal deposito della domanda, salvo diversa concorde volontà delle parti.
La Segreteria dichiara altresì concluso il procedimento, dandone notizia alle parti:
- ove l'incontro non abbia luogo per rifiuto, espresso o tacito, della parte invitata ad aderire alla mediazione;
-qualora la parte istante abbia espressamente richiesto, per iscritto o con altro mezzo idoneo a dimostrarne la ricezione, una semplice attestazione della Segreteria di conclusione del procedimento per mancata adesione della parte invitata.
La disposizione del comma precedente non si applica quando l'esperimento del procedimento di mediazione costituisce condizione di procedibilità ai sensi dell'articolo 5 del decreto legislativo n. 28 del 4 marzo 2010 e successive modifiche ex L. 98/2013.
Su richiesta di parte la Segreteria attesta altresì con le stesse modalità:
a) l'avvenuto deposito della domanda;
b) l'avvenuta chiusura del procedimento. 

Art. 5 – Il Mediatore

Il mediatore non decide la controversia, ma aiuta le parti nella composizione della stessa, tramite la ricerca di un accordo soddisfacente.
La designazione avviene secondo criteri di specifica competenza, disponibilità e esperienza in mediazione, tenendo conto dell'oggetto e delle parti della controversia, in maniera da assicurare l'imparzialità e l'idoneità al corretto e sollecito espletamento dell'incarico.
Le parti possono individuare congiuntamente il mediatore tra i nominativi inseriti negli elenchi e suggerirlo, con l'istanza di mediazione al Responsabile dell'Organismo il quale non potrà esimersi dal nominarlo salvo giustificati e comprovati motivi.
Il mediatore non deve trovarsi in alcuna delle situazioni di incompatibilità previste da specifiche norme di legge e dal codice etico.
Prima dell'inizio di ciascun procedimento di mediazione e comunque prima dell'incontro con le parti, il mediatore sottoscrive un'apposita dichiarazione di imparzialità, indipendenza e neutralità e aderisce al codice etico.
Ove si renda necessario, e secondo quanto previsto dalla legge, il Responsabile dell'Organismo può individuare un mediatore ausiliario che aiuti il mediatore nell'esercizio della sua funzione.
Ciascuna parte può richiedere al Responsabile dell'Organismo, in base a giustificati motivi, la sostituzione del mediatore.

Art. 6 -Requisiti di qualificazione dei mediatori

E' fatto obbligo al mediatore  di uno specifico aggiornamento almeno biennale, acquisito presso gli enti di formazione, nonché la partecipazione, nel biennio di aggiornamento e in forma di tirocinio assistito, ad almeno venti casi di mediazione svolti presso organismi iscritti. 

Art. 7 - Tirocinio assistito dei mediatori

L'Organismo Maxxi Adr si impegna a consentire gratuitamente il tirocinio assistito obbligatorio per i mediatori, iscritti nel Registro dell'Organismo stesso che ne faranno richiesta. 

Art. 8 - Criteri per l'iscrizione nel Registro

Il responsabile dell'Organismo ha l'onere di verificare:a) i requisiti di qualificazione dei mediatori, i quali devono possedere un titolo di studio non inferiore al diploma di laurea universitaria triennale ovvero, in alternativa, devono essere iscritti a un ordine o collegio professionale;
b) il possesso, da parte dei mediatori, di una specifica formazione e di uno specifico aggiornamento almeno biennale, acquisiti presso gli enti di formazione nonché la partecipazione, da  parte dei mediatori, nel biennio di aggiornamento e in forma di tirocinio assistito, ad almeno venti casi di mediazione svolti presso organismi iscritti;
c) il possesso, da parte dei mediatori, dei seguenti requisiti di onorabilità: a. non avere riportato condanne definitive per delitti non colposi o a pena detentiva non sospesa; b. non essere incorso nell'interdizione perpetua o temporanea dai pubblici uffici; c. non essere stato sottoposto a misure di prevenzione o di sicurezza; d. non avere riportato sanzioni disciplinari diverse dall'avvertimento;
d) la documentazione idonea a comprovare le conoscenze linguistiche necessarie. 

Art. 9 -Procedura di mediazione

Il mediatore svolge l'incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione e la segreteria dell'organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all'esito del verbale di mancata adesione della medesima parte chiamata. Quanto ai criteri inderogabili per l'assegnazione degli affari di mediazione, questi devono essere predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore designato, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta. L'Organismo rilascia il verbale di mediazione alle parti esclusivamente dopo che le stesse abbiano effettuato il saldo delle indennità di mediazione

Art. 10 – Collaborazioni

L'Organismo potrà inoltre avvalersi di professionisti delle materie del contendere come consulenti tecnici i cui onorari dovranno essere sostenuti esclusivamente dalle parti.

Art. 11 – Sede

Il procedimento di mediazione si svolge presso una delle sedi dell'Organismo identificata nella domanda di mediazione fra quelle regolarmente comunicate al Ministero di Giustizia.La sede di svolgimento comunque è sempre quella individuata dall'Art. 4 D.lgs 28/2010 così come modificato dalla Legge 98/2013 ovvero presso la sede dell'Organismo sito nel luogo del Giudice territorialmente competente per la controversia. Il Responsabile di ogni sede secondaria Maxxi Adr si obbliga ad esonerare espressamente la sede legale da ogni e qualsiasi danno che possa derivare dalla sede secondaria stessa.

Art. 12 – Avvio del procedimento

Il procedimento di mediazione può essere avviato su istanza di parte anche sulla base di un'apposta clausola contrattuale, su invito del Giudice e qualora la legge preveda come condizione di procedibilità l'obbligo di esperire un tentativo di mediazione.
Il procedimento si avvia attraverso il deposito, presso la Segreteria, di una domanda completa, utilizzando gli appositi moduli cartacei o disponibili on-line sul sito internet dell'Organismo di mediazione. E' ammessa la registrazione telematica dell'istanza sul sito ufficiale dell'organismo; in tal caso l'istante dovrà compilare il modello telematico, fornendo i dati richiesti e prestando consenso al trattamento dei dati personali. L'istante indica l'indirizzo di posta elettronica cui potranno essere inviate le comunicazioni della segreteria tramite posta elettronica certificata (PEC).

La domanda di mediazione deve essere completa in tutte le sue parti, come richiesto, tra cui:
1) generalità, residenza, cap, difensore e recapiti delle parti;
2) oggetto della controversia;
3) ragioni della pretesa;
4) valore della controversia.

Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero quando vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l'Organismo di mediazione applica lo scaglione ritenuto congruo sulla base della documentazione prodotta.In ogni caso, se all'esito del procedimento il valore risulta diverso, l'importo delle indennità è dovuto secondo il corrispondente valore di riferimento.Nessun rimborso è previsto in caso di errore di valutazione del valore della controversia

La Segreteria procede all'istruttoria della domanda presentata.
Qualora la domanda si presenti incompleta rispetto agli elementi sopraindicati oppure la parte istante non provveda al versamento delle spese di avvio, il Responsabile dell'Organismo tiene in sospeso  la domanda per un massimo di 15 dalla richiesta di invito a regolarizzare la posizione che l'Organismo avanzerà a mezzo e-mail, al difensore di parte istante. Il deposito dell'istanza, ai fini della durata del procedimento di mediazione si intende dal  momento dell'avvenuta integrazione. Decorso inutilmente detto termine, la procedura verrà dichiarata estinta.
Le parti possono depositare domande congiunte o contestuali.
La domanda può essere depositata anche da più parti e nei confronti di più parti.
Il Responsabile dell'Organismo fissa la data del primo incontro tra le parti entro 30 giorni dal deposito della domanda, salvo diverso accordo tra le parti o motivate esigenze organizzative.
La Segreteria comunica alla parte che ha attivato la procedura la data dell'incontro a mezzo e-mail, invia alle altre parti la domanda di mediazione comunicando la data del primo incontro con mezzo idoneo a dimostrarne l'avvenuta ricezione. 

Eventuali richieste della parte chiamata in mediazione di differimento dell'incontro e/o invio di comunicazioni attestante la mancata partecipazione all'incontro per giustificato motivo, non troveranno ingressso nel fascicolo della mediazione se non previa formale adesione all'incontro, fornendo alla segreteria la prova dell'avvenuto pagamento delle spese di avvio.

Ogni parte riceverà copia del verbale di mediazione solo dopo aver provveduto al saldo del dovuto all'Organismo.

Art. 13 - Regolamento di procedura.

Il procedimento di mediazione può avere inizio solo dopo la sottoscrizione da parte del mediatore designato della dichiarazione di imparzialità.
Al termine del procedimento di mediazione, a ogni parte del procedimento deve essere consegnata idonea scheda per la valutazione del servizio e copia della stessa con la sottoscrizione della parte e l'indicazione delle sue generalità, deve essere trasmessa per via telematica al responsabile, con modalità che assicurino la certezza dell'avvenuto ricevimento;
E' data la possibilità di comune indicazione del mediatore ad opera delle parti, ai fini della sua eventuale designazione da parte dell'organismo.
Il mediatore svolge l'incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria dell'organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all'esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore.
Per l'assegnazione degli affari di mediazione il responsabile dell'Organismo dovrà tenere conto della specifica competenza professionale del mediatore designato, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta. 

Art. 14 – L'incontro di Mediazione

Le parti partecipano all'incontro personalmente o se consentito  tramite soggetti idoneamente delegati e assistiti obbligatoriamente dal difensore nei procedimenti di mediazione aventi ad oggetto le materie dell'art. 5 comma 1bis D.lgs 28/2010 così come modificato ex lege 98/2013.
Le parti possono farsi assistere da un  consulente di fiducia.
Il mediatore conduce l'incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti sia congiuntamente che separatamente, se lo ritiene utile.

Al primo incontro di mediazione il mediatore chiarisce alle parti le funzioni e le modalità di svolgimento della mediazione. Il mediatore, sempre nello stesso primo incontro, invita le parti ed i loro avvocati ad esprimersi sulla possibilità di iniziare la procedura di mediazione e, nel caso positivo, procede con lo svolgimento.

Il mediatore può fissare eventuali incontri successivi al primo.
Su richiesta del mediatore, sempre che tutte le parti siano d'accordo e si impegnino a sostenerne gli eventuali oneri e costi, il Responsabile dell'Organismo individua un esperto iscritto nell'albo dei consulenti e dei periti presso i Tribunali. Il compenso del consulente tecnico sarà  determinato sulla base del Tariffario stabilito per i consulenti tecnici del Tribunale e al pagamento dello stesso provvederanno direttamente le parti in solido salvo diverso accordo fra le stesse.

Art. 15 – Esito dell'incontro di Mediazione

Il verbale di mediazione è un documento sottoscritto dalle parti dagli avvocati e dal mediatore, secondo quanto previsto dalla legge.
Quando tutte le parti lo richiedono, il mediatore, dopo averle informate circa le conseguenze previste dall'art. 13 del d.lgs. n.28/2010 e successive modifiche, è tenuto a formulare personalmente una proposta di accordo.
In caso di mancata adesione o partecipazione al procedimento di mediazione, il mediatore non può formulare la proposta di conciliazione.
La proposta è comunicata alle parti per iscritto o con altro mezzo idoneo a dimostrarne la ricezione, tramite la Segreteria. Le parti fanno pervenire alla Segreteria, per iscritto, o con altro mezzo idoneo a dimostrarne la ricezione, ed entro sette giorni, l'accettazione o il rifiuto della proposta.
In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata.
Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
Al termine del procedimento di mediazione la Segreteria consegna alle parti la scheda di valutazione. Tutti gli oneri e obblighi derivanti dall'accordo raggiunto restano a carico delle parti.
Il procedimento di mediazione non può avere durata superiore ai tre mesi salvo proroga su accordo di parti, organismo e mediatore. Il termine decorre dalla data di deposito della domanda di mediazione salvo quanto previsto dall'art. 12 del presente regolamento.

Art. 16 – Riservatezza

Il procedimento di mediazione è riservato e tutto quanto viene dichiarato nel corso dell'incontro non può essere registrato o verbalizzato.
Rispetto alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite nel corso di eventuali sessioni separate e salvo il consenso della parte da cui le dichiarazioni e le informazioni stesse provengano, il mediatore e coloro che siano eventualmente presenti sono tenuti alla riservatezza nei riguardi di tutti gli altri soggetti.
Parimenti, il mediatore, le parti e tutti coloro che intervengono all'incontro non possono divulgare a terzi i fatti e le informazioni apprese nel corso del procedimento di mediazione.
Le parti non possono utilizzare, nel corso di un eventuale successivo giudizio, arbitrato o procedimento contenzioso promosso dalle stesse parti in relazione al medesimo oggetto, anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo la partecipazione alle sedute di mediazione, le dichiarazioni e le informazioni apprese durante l'intero procedimento di mediazione, salvo il caso in cui vi sia consenso della parte da cui provengono le informazioni e le dichiarazioni o sussista provvedimento del Giudice. 

Art. 17 – Adempimenti e responsabilità delle parti

Sono di esclusiva responsabilità delle parti:
- la proponibilità della domanda, con riferimento alla materia ed alle ragioni della richiesta;
- la qualificazione della natura della controversia;
- la forma e il contenuto dell'atto con cui la parte conferisce delega al proprio rappresentante di cui all'art. 6 del presente Regolamento;
- la veridicità e correttezza delle dichiarazioni inerenti alla richiesta di gratuito patrocinio;
- l'indicazione del valore della controversia; 
- l'individuazione dei soggetti nei confronti dei quali la domanda viene presentata;
- la dichiarazione, che la parte rilascia contestualmente al deposito della domanda di mediazione, di non avere avviato presso altri Organismi la medesima procedura.
L'Organismo non può essere comunque ritenuto responsabile di eventuali decadenze o prescrizioni, conseguenti a:
- mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non   riconducibili alla responsabilità dell'Organismo.
- imprecisa, inesatta o mancata individuazione dell'oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell'istante nonchè mancato pagamento delle spese vive dell'avvio e del procedimento di mediazione.

Art. 18 – Spese di segreteria ed indennità di mediazione

Per le controversie aventi ad oggetto materie ricomprese nell'art. 5 comma 1bis del D.lgs 28/2010, l'attivazione di ogni istanza di mediazione di valore fino ad euro 250.000 comporta il pagamento delle spese di avvio per parte per lo svolgimento del primo incontr pari ad euro 48,80 mente per le istanze di valora superiore ad euro 250.000 pari ad euro 97,60 oltre ad euro 10,00 per ogni parte che verrà convocata con raccomandata R1, da saldare contestualmente al deposito dell'istanza stessa.

Gli importi di cui sopra sono dovuti anche in caso di mancato accordo.

La partecipazione all'incontro di mediazione comporta il pagamento delle spese di avvio suddette da saldare anticipatamente al primo incontro.Qualora le parti manifestino la volontà di proseguire con il suddetto procedimento ex art. 8 D.lgs 28/2010 come modificato dalla Legge 98/2013, saranno dovute anche le indennità di mediazione calcolate in base al valore assegnato alla controversia da parte istante o da parte dell'Organismo sempre con le riduzioni previste per legge e salvo eventuale conguaglio previsto dalla normativa vigente in materia per il buon esito ella conciliazione ( D.M. 180/2010 e successive modifiche).

Per tutte le altre controversie  oggetto di mediazione volontaria le indennità dovute sono quelle previste dal D.M 180/2010 come modificato dal D.M 145/2011 senza l'applicazione delle riduzioni previste per le materie obbligatorie.

Qualora le parti chiedano all'Organismo di nominare un consulente tecnico il pagamento delle relative parcelle non rientra negli importi di cui sopra e resta sempre a carico delle parti.

L'Organismo non è responsabile di eventuali omessi pagamenti ai consulenti tecnici.

L'importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento:

a) può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell'affare (solo per le mediazioni volontarie);

b) deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione (indipendentemente che la mediazione sia volontaria o obbligatoria);

c)deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta (solo per le mediazioni volontarie);

d) nelle materie di cui all'articolo 5, comma 1bis, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28 deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni, e della metà per i restanti;

Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l'organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di euro 250.000 e lo comunica alle parti anche verbalmente.

In ogni caso, se all'esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso da quello indicato nell'istanza, l'importo delle indennità e' soggetto ad integrazione in base al valore dello scaglione di riferimento.Nessun rimborso è previsto in caso di errore di valutazione del valore della controversia.

Art. 19 - Responsabilità delle parti -

E’ di competenza esclusiva delle parti:

-l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all’atto del deposito dell'istanza e che non siano comunque da ricondursi al comportamento non diligente dell’organismo;

- le indicazioni circa l’oggetto e le ragioni della pretesa contenute nell’istanza di mediazione;

- l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario, in caso di controversie in cui le parti intendono esercitare l’azione giudiziale nelle materie per le quali la mediazione è prevista come condizione di procedibilità;

- l’indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;

- la determinazione del valore della controversia;

- la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante;

- le dichiarazioni in merito al gratuito patrocinio, alla non esistenza di più domande relative alla stessa controversia e ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore   dal deposito dell'istanza alla conclusione della procedura

Art. 20 - Composizione extraprocedurale della controversia-

Qualora le parti compongano una controversia al di fuori della procedura attivata ai sensi del presente Regolamento, ne debbono dare pronta comunicazione alla segreteria e/o al mediatore nominato, che sarà esentato dal procedere oltre.

Le parti, comunque, possono chiedere che di tale composizione venga dato atto con la redazione di un verbale di accordo in conformità alla procedura di conciliazione da esse già attivata presso l’Organismo.

In ogni caso, esse sono tenute al pagamento delle indennità come previsto dall’art. 18 del presente regolamento

ART. 21 - Responsabilita’ del servizio di conciliazione -

Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere tra Maxxi Adr e le sedi affiliate o con i clienti di queste, ed in caso di mancato pagamento delle indennità dovute, il foro competente sarà quello di Livorno

ART. 22 - Entrata in vigore e modifiche al regolamento -

Il presente regolamento reso necessario a seguito delle modifiche legislatie apportate dalla Legge 9 Agosto 2013 n. 98 annulla tutti i precedenti.



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